+7 495 490-17-14   ⋅   Москва

Как сохранить доступ к отчетам, подписанным сертификатом физлица

11 октября 2023

При увольнении сотрудника, который подписывал отчетность сертификатом физлица, компания может потерять доступ к своим данным в Экстерне. Рассказываем, что нужно сделать, чтобы избежать такой ситуации.

C 1 сентября 2023 года удостоверяющие центры больше не выдают сотрудникам сертификаты с реквизитами юрлица. Теперь сотрудники могут выпустить один сертификат на физическое лицо и использовать его для работы сразу с несколькими филиалами и компаниями.

Это значит, что если такой сотрудник уволится, то заберет заберет с собой сертификат, который компания не сможет отозвать, как это было раньше с сертификатами сотрудников. То есть юрлицо потеряет доступ к данным в Экстерне, которые были зашифрованы на сертификат уволившегося человека.

Поэтому важно уже сегодня позаботиться о том, чтобы сохранить доступ ко всем отправленным отчетам. Рекомендуем выбрать один из предложенных вариантов. 

Вариант 1. Включить хранение ДО в расшифрованном виде

Включите эту настройку, и новые документообороты (ДО) в Экстерне будут сохраняться в расшифрованном виде. Для пользователей, подключивших Экстерн с 2020 года, настройка активируется автоматически.

Чтобы расшифровать старые ДО, необходимо открыть их с сертификатом, на которые они были зашифрованы ранее, или установить Контур.Архив для массовой расшифровки документооборотов. 

Если выключить настройку, ранее расшифрованные копии будут недоступны. Если включить ее обратно — станут доступны вновь.

Чтобы включить или выключить хранение документов в расшифрованном виде:

  1. Перейдите в «Реквизиты и настройки» → «Дополнительные настройки».
  2. Включите или отключите настройку в блоке «Расшифрованные документы», поставив или убрав галочку в пункте «Хранить все расшифрованные документы».

Вариант 2. Хранить документы в Контур.Архиве

Контур.Архив — бесплатная программа для абонентов Экстерна для хранения копий документов на компьютере. Когда Контур.Архив расшифрует документы и сохранит их, то в дальнейшем, даже если сотрудник заберет свой сертификат, документы останутся навсегда расшифрованными на компьютере организации. 

Эта программа позволяет:

  • Хранить документы локально на компьютере за все организации в одном месте.
  • Автоматически расшифровывать документы при наличии сертификатов.
  • Иметь доступ к документам без интернета.
  • Работать не только с оригиналами, но и с печатными формами документов.
  • Выполнять с документами различные действия: скопировать в папку, отправить на электронную почту или для печати на принтере.

Чтобы создать архив отчетности у себя на компьютере:

  1. Установите программу Контур.Архив.
  2. Выберите сертификат для входа или введите логин-пароль.
  3. Выберите период, за который необходимо скачать документы.

Программа начнет загрузку документов за выбранный период. Все новые отправленные документы также скачаются.

Подробнее о возможностях Контур.Архива

Источник: https://www.kontur-extern.ru/info/46214-dostup_k_otchetam_podpisannym_sertifikatom_fl


Другие новости

24 июня

В разделе «Управление тарифом» появились новые возможности. Теперь вы можете самостоятельно продлить оплату в Маркете и перейти с монотарифа «ЕГАИС», «Маркировка» или «Меркурий» на тариф «Все госсистемы» без помощи специалистов отдела продаж.

21 июня

Теперь перед отправкой сообщения о перемаркировке в Честный знак сервис проверит его на ошибки и покажет, что нужно исправить. Также вы можете отфильтровать документы по рабочим статусам. Расскажем, как пользоваться новыми возможностями веб-версии Контур.Маркировки.

21 июня

С 1 июля 2024 года общепит переходит на новые правила работы с порционным крепким алкоголем. В Контур.Маркете готово решение, которое поможет вам подготовиться к изменениям уже сейчас. В этой новости разбираем, как общепиту соблюдать закон, а еще рассказываем про предстоящее обновление Маркета по части работы с крепким алкоголем.

20 июня

С 1 июля 2024 года становятся обязательными новые требования по работе с крепким алкоголем в общепите. Нужно будет сообщать в ЕГАИС о продаже и использовании каждой порции крепкого алкоголя: целая бутылка, рюмка или бокал, коктейль. Рассказываем, как будет работать интеграция.